Кассовый аппарат

Особенности приобретения, использования и регистрации кассового аппарата для ИП и ООО в 2016 году

Степень необходимости кассового аппарата для ООО и ИП

Задействование кассового аппарата регламентируется ФЗ №54. Он объясняет применение этой техники при выполнении расчетов наличными либо пластиковыми картами.

Согласно закону, предприниматель и общество, рассчитывающиеся с контрагентами наличными либо платежными картами, должны устанавливать кассовый аппарат или контрольно-кассовую технику (ККТ).

Однако в любом правиле есть исключения, поэтому приведем список условий, при которых возможна хозяйственная деятельность предприятия без кассового аппарата:

1. Когда организация или предприниматель применяют ПСН и находятся на системе ЕНВД, они могут обходиться без ККТ. Но предприятия обязаны будут выдать документ, подтверждающий финансовую операцию, это может быть товарный чек, справка, платежный ордер, квитанция и т. п. В любом случае, бумага должна содержать такую информацию:

  • название;
  • исходящий номер, дату выдачи;
  • полные координаты предприятия или ИП (ФИО, название ООО, ИНН и т. д.);
  • название товаров и услуг, а также количественное обозначение их объема;
  • сумму оплаты, которая осуществляется как наличными, так и картами;
  • личную подпись и ФИО лица, выдающего документ, его полномочия.

2. Предприниматели и предприятия вне зависимости от избранной схемы налогообложения. Но тогда используются бланки строгой отчетности. Наиболее наглядным примером бланков являются железнодорожные или авиабилеты. Любые операции с БСО регулируются Постановлением от 06.05.2008 №359. Данный документ устанавливает порядок хранения, использования либо уничтожения данных документов.

3. Возможность не использовать ККТ при ведении определенных типов деятельности. Более подробно здесь.

Виды деятельности, которые освобождаются от обязательного использования кассовой техники:

  1. Торговля прессой, периодическими изданиями. Когда порядок ассортимента урегулирован местными органами самоуправления, а доля продажи составляет не менее 50%, учет периодики и сопутствующих товаров будет производиться отдельно друг от друга.
  2. Торговля ценными бумагами. Это могут быть акции, облигации, а также лотерейные билеты.
  3. Продажа проездных документов в муниципальном транспорте.
  4. Питание сотрудников бюджетных организаций, а также обучающихся и детей в детских садах, школах специализированных заведениях.
  5. Осуществление торговой деятельности на ярмарках, рынках и иных территориях, специально отведенных для торговли. Исключения: киоски, палатки, лавки на колесах, различные МАФы, установленные на рынках.
  6. Мелкорозничная торговля. Так называемое «лоточничество», то есть продажа из лотка, когда человек носит с собой продукцию. Исключение составляют продукты питания, требующие спецусловий хранения, а также сложная техническая продукция.
  7. Торговля чайной продукцией в поездах, если ее перечень утвержден железнодорожным органом исполнительной власти.
  8. Реализация мороженого, безалкогольных напитков в оборудованных киосках.
  9. Продажа овощей вразвал, а также сезонные продажи бахчевых культур, из цистерн живой рыбой, квасом, пивом, растительным маслом и молоком. Также непродовольственная торговля керосином из «бочки».
  10. Продажа по номинальной указанной стоимости почтовых знаков, которые подтверждают оплату услуг отделения связи.
  11. Прием стеклотары, макулатуры и прочего утильсырья (кроме металлолома).
  12. Продажа товаров религиозного направления, литературы, свечей и прочих товаров данного направления.
  13. Когда предприниматель или предприятие ведет деятельность в отдаленной местности, в населенных пунктах, не указанных в утвержденном перечне субъектов РФ.
  14. Аптечные пункты, обладающие лицензией на фармдеятельность и находящиеся в фельдшерских пунктах в деревнях и селах.

Таблица №1

Обязательство по кассовой дисциплине, в зависимости от схемы налогообложения.

Схема налогообложения УСН ОСНО ЕСХН ЕНВД ПСН
ККТ Исключение – только выдача бланков строгой отчетности При оказании услуг требуется выдача БСО, наличие КА необязательно. Если клиент затребовал документ, подтверждающий коммерческую сделку, выдается товарный чек либо квитанция

Требование ККТ

Чтобы поставить оборудование на учет в ИФНС и для дальнейшего использования применяются только модели ККТ, перечень которых имеется в Госреестре. Проверить наличие определенной модели в госреестре можно несколькими способами:

  1. Обратить внимание при приобретении на наличие голограммы с указанием текущего года и пометкой «Государственный реестр».
  2. Просмотреть весь список в поисках своей модели аппарата.

Включение модели в госреестр – процедура, при которой обязателен ее осмотр на предмет наличия всех соответствий установленным гостребованиям.

Требования, регламентирующиеся Постановлением Правительства от 23.06.2007 года номер 470:

  1. Аппаратура обязательно должна быть оснащена фискальной памятью, ее накопитель, возможность печати чека, корпус и контрольную ленту.
  2. Обеспечение печати кассового чека, запоминания данных и сохранение ее в фискальной памяти. Четкое фиксирование информации на ленте.
  3. Возможность вводить в фискальную память первоначальные данные при регистрации либо перерегистрации в налоговой.
  4. Обеспечивать вывод информации из фискальной памяти на контрольную ленту. Естественно, с учетом особенностей функционирования модели и технических параметров аппарата.
  5. Только фискальный режим.
  6. Аппарат, в зависимости от своих технических особенностей, должен отмечать на чеке и ленте контроля признаки фискального режима, с подтверждением некорректируемой регистрации информации о расчетах через банковские терминалы платежными картами либо наличными деньгами.
  7. Блокировать любую фиксацию информации при отключении фискального режима. Это касается фискальной памяти, контрольной ленты, кассового чека. Естественно, данное действие напрямую зависит от функциональных особенностей аппарата.
  8. Отображать текущий час «сделки» на фискальном чеке, а также иметь установленное реальное время. Процедура совершается согласно техническим параметрам устройства.
  9. Техника обязана быть исправной.
  10. Иметь возможность сервисного технического обслуживания от уполномоченных представителей компании-продавца или фирмы-производителя.
  11. Должно быть полное соответствие образцу при внесении модели в Государственный Реестр ККТ.
  12. Наличие паспорта ККТ.
  13. Наличие установленного идентификационного знака.
  14. Наличие эксплуатационной документации и марки-пломбы.
  15. Наличие установленного образца знака «Сервисное обслуживание».

Госреестр содержит информацию по реквизитам, печатающимся аппаратом в кассовом чеке, и, естественно, список моделей техники.

Набор реквизитов имеет различия по типам деятельности. Поэтому нужно быть предельно внимательным, выбирая кассовый аппарат. Следует смотреть на то, для каких целей он предназначен. Это может быть как розничная торговля, так и услуги населению, продажа билетов и т. п.

Важно! Стоит обращать внимание и на то, что существуют так называемые машинки для печати чеков или ЧМП. Они не имеют блока с памятью ЭКЛЗ, потому они не могут быть поставлены на учет в налоговом органе, так как не соответствуют понятию «кассовые аппараты».

Технику применяют плательщики ПСН, ЕНВД. Эти машинки идеально подходят для автоматизированной выдачи так называемых «товарных чеков», в которых обязательно должны быть указаны реквизиты.

Покупка

Невозможно приобрести кассовый аппарат в стандартном магазине электроники или компьютерной техники. Продажа такого рода устройств осуществляется только специализированными компаниями, утвержденные экспертной госкомиссией по ККМ. Более того, эти же компании в дальнейшем и осуществляют сервисное обслуживание устройства.

Такие фирмы имеют, как правило, свою сеть продажи и центры техобслуживания. Через них происходит реализация и сервис устройств. Цена такой техники будет колебаться в зависимости от технических и дополнительных функциональных возможностей. Как правило, она находится в пределах от 8 до 25 тысяч рублей.

После приобретения аппарат требуется заключение договора с центром, который будет оказывать услуги по техобслуживанию устройства. Затем на корпус аппарата будет наклеена шильда с надписью «Сервисное обслуживание». Также ЦО выдаст второй экземпляр заключенного договора, который понадобится при постановке оборудования на учет в налоговом органе.

Цена техобслуживания будет зависеть от различных составляющих, в том числе сложности и стоимости аппарата. Обычно начальная стоимость – 3 тысячи рублей в месяц абонентского обслуживания. Важно отметить, что блок памяти устройства должен меняться 1 раз в год, постоянно. Если фискальная память переполнена, она также подлежит замене. Стоимость такой услуги колеблется от 6 тысяч рублей, зависит от модели устройства.

Для экономии средств вполне можно приобретать ККТ б/у. Их продают в официальных центрах сервисного обслуживания.

Важно! Кассовая техника должна быть снята с учета в налоговом органе, а также оснащена новой фискальной памятью.

При покупке уже функционировавшего устройства важно учесть срок его службы. Общий период функционирования кассового аппарата не должен превысить 7 лет. Более подробно о регистрации ККТ в ФНС тут.

Регистрация в налоговой службе кассового аппарата

Итак, после приобретения ККТ индивидуальный предприниматель и ООО должны заключить договор о сервисном обслуживании в специализированном центре. После этого необходима процедура постановки на учет в ФНС. Уполномоченный орган будет находиться либо по адресу прописки предпринимателя, либо по юридическому адресу предприятия.

Внимание!

Если планируется использование устройства не по месту регистрации, предприниматель либо предприятие должны создавать территориальное подразделение ведения деятельности и уже по его месту нахождения регистрировать аппарат.

Если же у организации есть несколько подразделений, которые подведомственны разным налоговым службам по территориальному расположению, при этом расположены в одном муниципальном образовании, тогда есть возможность регистрировать все ККТ на выбор в определенной ИФНС.

Всю процедуру регистрации условно можно разделить на несколько этапов.

Этап 1 – подача документов

Регистрация ККТ предполагает подачу таких документов, как:

  • паспорт техники вместе с устройством;
  • договор с Центром обслуживания;
  • заявление для регистрации.

Согласно законодательству, никаких дополнительных бумаг не требуется, однако в некоторых налоговых органах все же могут запросить дополнительный пакет документов, в который входит:

  • свидетельства ИНН и ОГРН;
  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность того, кто составляет заявление;
  • документ о покупке кассового аппарата (чек, квитанция и т. д.);
  • документ, подтверждающий законное право использовать помещение, где будет установлено кассовое оборудование;
  • журнал (форма №КМ-4) кассира-операциониста с заверенной подписью, прошитый и пронумерованный;
  • Форма КМ-8 – журнал вызова технических специалистов, учет обслуживания аппарата, также он должен быть с подписями, пронумерованный и прошитый;
  • копии отчетной документации за последний отчетный период с отметкой в ФНС.

Также важно предоставить доверенность от предприятия, если документы подает представитель ООО или ИП.

Этап №2 – осмотр устройства

После того как регистрационные документы были поданы, необходимо согласование места и времени, когда уполномоченный сотрудник ФНС может подъехать для осмотра кассовой машины. Срок рассмотрения документации обычно не превышает 5 дней (и не должен превышать этот период), поэтому осмотр может быть произведен в течение недели. Если аппарат мобильный и небольших размеров, его можно подвести сотруднику налоговой инспекции, однако если у него большие габариты, тогда сотрудник подъезжает на место.

Осмотр обязательно производится в присутствии заявителя, специалиста сервисного центра. При проверке требуется наличие знака «Сервисное обслуживание» и целостность корпуса. Потому на второй аспект необходимо обращать внимание при покупке, особенно если приобретается бывший в использовании аппарат.

Этап №3 – завершение регистрации и фискализация

После того как оборудование осмотрено, на него устанавливается пломба, после чего производится фискализация. При этом пломбу устанавливает сотрудник сервисного центра, а специальный код доступа вводит налоговый инспектор. Этот код необходим для защиты фискальной памяти от взлома.

Далее, по окончании фискализации, инспектор пробивает один чек, проверяя наличие всей необходимой информации и ее соответствие. Чек выбивается на произвольную сумму. После этого налоговый инспектор заносит данный аппарат в свою учетную книгу.

Также он проставляет отметки в паспорте устройства и специальном учетном талоне. Инспектором производится заверение журнала кассира и сервисного обслуживания своей подписью и печатью. Потом представителю предприятия или предпринимателю выдаются все документы обратно, вместе с кассовым аппаратом и карточкой регистрации ККТ.

Перерегистрация

В некоторых случаях необходима перерегистрация контрольно-кассового оборудования. Это необходимо в таких ситуациях:

  1. Потребовалась замена накопителя или фискальной памяти.
  2. Необходимо перенести аппарат для работы по другому адресу.
  3. Поменялись личные данные индивидуального предприятия либо название организации.
  4. Произведена замена обслуживающей компании.

Чтобы произвести перерегистрацию, уполномоченному лицу требуется обратиться в территориальное подразделение ФНС, в котором зарегистрирован ККТ. После предоставления следующих документов возможно начало процедуры перерегистрации.

  1. Заявление.
  2. Паспорт техники.
  3. Карточка, выданная при первой регистрации на аппарат.
  4. Договор с центром обслуживания при замене ЭКЛЗ.

Перерегистрация происходит в присутствии заявителя, уполномоченного представителя сервисного центра. Процедура проверки и осмотра аппарата такая же, как и при его начальной регистрации. После окончания операции делаются соответствующие отметки в учетный талон и паспорт устройства.

Как снять с учета кассовый аппарат?

Чтобы кассовое оборудование было снято с учета, требуется обратиться в ФНС и предоставить следующие документы:

  1. Договор с центром обслуживания.
  2. Карточку, выданную при регистрации ККТ.
  3. Паспорт техники.
  4. Заявление с просьбой снять аппарат с учета и указанием причины.

Снятие производится в течение 5 рабочих дней с момента подачи заявления. При проведении процедуры обязательно специалист из центра сервисного обслуживания подготавливает акт. В документе указывается информация относительно показаний, снятых мастером с денежных счетчиков. Составление происходит с использованием формы КМ-2.

При проведении процедуры сотрудник налоговой службы проставляет отметки в карточке, книге учета, талоне и паспорте устройства. Важно отметить, что карточка регистрации остается в налоговой службе и хранится там на протяжении 5-ти лет.

Подача информации по аппарату в ИФНС через интернет

Нововведения от правительства остаются на стадии проекта, но, скорее всего, будут внедрены. Согласно им, каждый предприниматель обязуется до 01.07.2017 переходить на онлайн-кассу, то есть использовать устройства с возможностью передачи данных через интернет.

Мотивацией к вынесению на рассмотрение такого законопроекта стала борьба с теневыми схемами оборота средств и пополнения государственного бюджета за счет увеличения налоговых поступлений.

В итоге потребители смогут получить товары или услуги с электронными чеками, точность и законность которых будет легко проверяться через соответствующий сервис или мобильное приложение. Более того, в случае жалобы будет возможность напрямую обратиться в налоговую службу по данному вопросу.

Как заявляют представители власти, данное нововведение способно упростить взаимодействие предпринимателей и контролирующих органов, ударение делается на следующие аспекты:

  1. Простота регистрации. После вступления закона в силу регистрировать ККТ будет возможность без присутствия инспектора и посещения ФНС.
  2. Отсутствие перерегистрации. Проект подразумевает отмену обязательно ежегодной перерегистрации оборудования.
  3. Минимизация налоговых проверок. Из-за того, что потоки средств будут полностью прозрачными, дополнительных проверок при законной работе не потребуется, что сэкономит эмоциональные ресурсы и время предпринимателя и коллектива предприятия.
  4. Отмена обязательного обслуживания.

Помимо этого, предполагается сокращение расходов, которые связаны с покупкой новых аппаратов. Более того, предпринимателям обещается налоговый вычет за каждую онлайн-кассу в размере 18 тысяч рублей. При расчетах с клиентами появится возможность использовать личные мобильные устройства.

Эксперимент

На территории таких субъектов РФ, как: Республика Татарстан, Калужская область, Московская область и Москва, Постановлением Правительства от 14.07.2014 был проведен такой эксперимент с целью определения степени пользы от будущего законопроекта.

В эксперименте участвовали представители разного бизнеса, в том числе и крупные компании, например: «М.Видео», «Метро Кэш энд Керри», «Азбука Вкуса», «Перекресток» и т. д. Проводился эксперимент в период с 1 августа по 1 февраля (2014–2015 года). Более детальная информация на официальном сайте.

Как показали результаты, кардинальных изменений не было замечено, однако правительство приняло решение о готовности использования такого новшества в отечественной бизнес-среде.

Теперь, начиная с апреля месяца 2016-го года, имеют возможность добровольной регистрации ККТ с функцией онлайн-передачи данных. Обязательным же является переход на электронные кассы до 1.07.2017 г. Более того, с 1.01.2018 даже плательщики налогов на системах ЕНВД и ПСН должны будут зарегистрировать электронные кассы.

Штрафные санкции

Контроль над кассовым оборудованием осуществляют сотрудники Федеральной налоговой службы. Именно они имеют полномочия выписывать штрафы в случае замеченного нарушения кассового обслуживания и работы с оборудованием.

Согласно ст. 14.5 КОАП России, за использование устройства, которое не соответствует установленным требованиям, а также за отсутствие ККТ и нарушение правил регистрации, предусматриваются следующие санкции:

  • штраф для граждан – 1500–2000 рублей (имеется ввиду нарушивший продавец или кассир);
  • для руководителей предприятия или индивидуального предпринимателя – штраф 3–4 тысячи рублей;
  • юридическим лицам – штраф в размере 30–40 тысяч рублей.

Отчет по оборудованию и кассовая дисциплина

При использовании кассового устройства требуется оформление таких документов:

  1. Акт о о регистрации счетчиков (форма КМ-1) и переводе показаний. Он оформляется при начале использования нового аппарата либо в ситуациях, когда произошло обнуление счетчиков, например, в случае замены памяти либо при ремонтных работах в сервисном центре.
  2. Форма КМ-3 – акт, который оформляется при неиспользовании кассового чека либо его ошибочном пробивании. Данный документ является фиксированием возврата денежных средств клиенту.
  3. Форма КМ-4 – журнал операциониста-кассира. Данный документ содержит учет за деятельностью кассового аппарата. Записи осуществляет кассир, согласно Z-отчетам. Для каждого отдельного кассового аппарата заводится отдельный журнал.
  4. Форма КМ-5 – журнал, который заводится при отсутствии кассира. То есть, если аппарат установлен для официантов или на прилавках магазина.
  5. Форма КМ-6 – справка-отчет. Она подготавливается кассиром-операционистом на основании показателей Z-отчета за каждую рабочую смену. Данная форма отображает количество выручки за день, а также информацию по операциям. Отчет и выручка отдаются руководителю, согласно приходному кассовому ордеру. В некоторых компаниях кассиры могут сдавать деньги сразу инкассаторам банка.
  6. Форма КМ-7 – необходима при составлении сводного отчета по показаниям ККМ. Это приложение к отчету справке кассира.
  7. КМ-8 – учет вызовов технических специалистов. В нем мастер делает записи относительно проведенных манипуляций с оборудованием. Данный документ находится у руководителя.
  8. Форма КМ-9 – акт сверки наличных средств по кассе. Данный документ осуществляется в случаях стихийной проверки фактического пребывания денежных средств в кассе.

Также важно соблюдение кассовой дисциплины для любого сотрудника и руководителя. Также важно понимать, что кассовая документация, по сути, является первичной бухгалтерией и требует четкости, упорядоченности и должного контроля. Более подробно о кассовой дисциплине можно найти тут.

Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть!
Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать - напишите вопрос в форме ниже: