Справка 2-НДФЛ

Все о справке 2-НДФЛ

Информация о прошлогодних выплатах, произведенных персоналу, обязательно подается в налоговую службу предприятием или предпринимателем до 1 апреля. Оформляется справка 2-НДФЛ. Она может оказаться необходимой и самому персоналу, к примеру, при получении кредита или трудоустройстве.

Внимание! С 2016 года должны подаваться также расчеты по 6-НДФЛ.

Для упрощения задач по формированию и подаче отчетности может использоваться наш специализированный онлайн-сервис.

Бланк

С 2016 года требуется отчетности подается по новой форме 2-НДФЛ. Она доступна для скачивания, как и образец.

Кем подаются?

И предприятия, и предприниматели, совершившие в прошедшем отчетном сроке своим сотрудникам удерживающие и отправляющие выплаты НДФЛ, должны подавать справку 2-НДФЛ. В электронном формате отправляются документы, если у работодателя числится свыше 25 человек. Таким образом, если у предпринимателя или предприятия меньше 25 сотрудников, справка подается в бумажном виде.

Место подачи

Подается отчетность по месту:

  • нахождения – предприятия;
  • жительства – предприниматели.

Если речь идет об обособленном подразделении, оно подает отчетность по месту нахождения. Крупные предприятия вправе принимать решение, кому отчитываться.

Сроки

Если рассматривать по 2016 году, то отчетность подается до 1 апреля. Если подается справка по персоналу, по которому не удержан налог, делается это до 1 марта.

Санкции

Подача отчетности с опозданием подразумевает наказание:

  • 200 руб. – за каждую бумагу, не поданную вовремя;
  • 500 руб. – за отчетность с недостоверными данными.

Блокировка расчетного счета не предусматривается за любые нарушения по подаче отчетности 2-НДФЛ.

Советы по оформлению бланков

Заголовок

Здесь указывается:

  • год, по которому подается отчетность;
  • дата;
  • номер справки.

Если подается аннулирующая или корректирующая отчетность, номер указывается прошлой бумаги, а дата – актуальная.

«Признак»:

  • «2» – при желании работодателя сообщить налоговой службе о том, что удержать НДФЛ не получилось (отчетность подается до 1 марта);
  • «1» – при подаче отчетности до 1 апреля.

«Номер корректировки»:

  • «00» – первичная отчетность;
  • «01», «02» и пр. – для корректирующей отчетности номер указывается на 1 больше;
  • «99» – аннулирующая отчетность.

Код ИФНС соответствует коду (четыре цифры) органа, куда подается отчетность.

Раздел 1. О налоговом агенте:

  1. «Налоговый агент». Предприятия – сокращенное наименование, предприниматели – полные данные – ФИО.
  2. «КПП». Предприятия указывают данные, полученные по месту пребывания. Для предпринимателей заполнение не требуется.
  3. «ИНН». Соответствует номеру свидетельства, полученного при постановке на учет.
  4. «Телефон». Номер для связи с агентом или его представителем (подается в полном формате).
  5. «Код по ОКТМО». Указывается по месту пребывания (предприятия) или по месту жительства (ИП). Если код организации имеет 8 цифр, вместо трех последних нужно оставить прочерки.

Раздел 2. Информация о получателе дохода:

  • «ИНН в РФ». Налоговый номер работника как физлица.
  • «ИНН в стране гражданства». Номер иностранца в его государстве.
  • «ФИО». Полные данные.
  • «Статус». За налогового резидента (пребывает на территории страны более 183 дней) предусмотрена ставка 13%, нерезидента – 30%.

Также предусматриваются такие статусы:

  • «6» ­– работа на основе патента;
  • «5» – беженцы и лица, находящиеся в стране во временном убежище;
  • «4» – участник переселенческой программы;
  • «3» – специалист высокой квалификации.

«Дата рождения» – в формате 11.03.1977. «Гражданство» – код государства. Россия – «643». «Код документа» сотрудника, для российских – «21», иных документов – «91». Дальше указывается «Серия и номер», без знака «№». Затем дается адрес места жительства работника. «Адрес» и «Код страны» заполняются для иностранцев.

Доходы, облагаемые по ставке…

Здесь подаются ежемесячные доходы, начисленные персоналу за отчетный срок.

«Налоговая ставка» указывается с учетом гражданства сотрудника: 30% – нерезидент, 13% – резидент.

Справка 2-НДФЛ подается одна, даже если в течение отчетного срока использовались разные ставки налога. В первую очередь для одной ставки заполняются разделы 3 и 5, остальные – для другой.

Иногда информация нужно указать больше, чем на одну страницу, поэтому ее можно разместить на новой, но обязательно вверху указываются данные работодателя и номер страницы.

«Месяц» – подается номер месяца и размер уплаченного дохода.

«Код дохода», который соответствует доходу. А если для какого вида выплат номер не предусмотрен, указывается «4800».

Внимание! У многих бухгалтеров возникают сложности с определением кода для премии. Но для этого нужно определить ее характер. Если вознаграждение начислено по производственным итогам, можно использовать «2000», если же, к примеру, по случаю юбилейного дня рождения – «4800».

«Сумма дохода» – отражается доходный размер.

«Код вычета» – указываются исключительно профессиональные (ст. 221 НК) вычеты и отраженные в ст. 217 НК.

«Сумма вычета» должна быть меньше «Суммы дохода».

Раздел 4. Вычеты налогов

Здесь указываются различные вычеты налогов.

«Код вычета», который соответствует его типу. «Сумма вычета» отвечает коду. Чем больше вычетов налога было выполнено для конкретного сотрудника, тем больше потребуется заполнять строк. Для получения вычета сотрудник обязан получить спецуведомление в налоговой. После этого документ предоставляется на работу. Информация из этой бумаги показывается в справке.

Раздел 5. Общие суммы налога и дохода

Есть несколько полей, которые следует заполнить:

  1. «Сумма дохода». Годовые данные, которые указаны в Разделе 3.
  2. «База налога». Разница между суммой первого пункта и вычетами налога.
  3. «Сумма налога». В основном – 13%.
  4. «Сумма платежей авансом». Данные вносятся по сотрудникам иностранного происхождения, имеющим патент. Если у работодателя трудится иностранный гражданин, НДФЛ с заработной платы подлежит снижению на размер авансов, оплаченных в бюджет по патенту. Однако для этого нужно иметь заявление от специалиста и уведомление из налоговой службы.
  5. «Сумма налога перечисления». Сумма НДФЛ, отправленная в бюджет.
  6. «Сумма налога удержания». Сумма НДФЛ, удержана с доходов работника.

Как правило, суммы, указанные в 5 и 6 пункте, совпадают. Если же имела место задержка заработной платы, налога могло быть исчислено больше, нежели удержано. Иногда может произойти ошибка. Например, налога может быть удержано больше, чем начислено, тогда работодатель должен вернуть сотруднику эту сумму. Это рекомендуется сделать до 1 апреля, если сумма не будет возвращена (или ее часть), она указывается в специальном поле. Здесь дается размер переплаты налога. Такое возможно в результате изменения налогового статуса в течение отчетного срока.

Остается заполнить поле с суммой НДФЛ, удержанной работодателем в налоговом сроке.

Коды документов

Как отмечалось, в справке придется указывать код, соответствующий имеющемуся у сотрудника документу, удостоверяющему личность. Приведем перечень этих с цифр с расшифровкой:

  • 21 – гражданский паспорт России;
  • 03 – свидетельство о рождении гражданина;
  • 12 – вид на жительство в России;
  • 07 – военный билет;
  • 14 – удостоверение личности гражданина, выдающее на время;
  • 10 – паспорт иностранного гражданина;
  • 08 – удостоверение, выдающее на время вместо военного билета;
  • 13 – удостоверение беженца;
  • 23 – о рождении в иностранном государстве;
  • 11 – свидетельство, подтверждающее рассмотрение ходатайства о признании беженцем в России;
  • 15 – разрешение на временное проживание в России;
  • 24 – удостоверение российского военнослужащего;
  • 19 – о предоставлении временного убежища в России;
  • 91 – прочие документы.

Причины, по которым не нужно оформлять справку 2-НДФЛ

Приведем перечень ситуаций:

  • Совершены выплаты предпринимателям. По этим платежам НДФЛ не удерживается, поскольку это делается непосредственно ИП в виде подоходного налога. В налоговую данные не подаются, однако предприниматель обязан предоставить все документы, подтверждающие совершение операций.
  • Сделана покупка имущества у физлица. Если предприятие приобрело у своего работника компьютер, например, НФДЛ по такой операции не удерживается. Подобные доходы должны учитываться сотрудником самостоятельно, о чем он должен отчитываться в свою налоговую службу, подавая декларацию.
  • Осуществлены выплаты сотрудницам, находящимся в декрете, или выданы подарки. Любая помощь материального характера, включая подарки, не превышающая сумму в 4 000 рублей, не облагается налогом.
  • Совершены выплаты, не облагаемые подоходным налогом. В справку не вписываются. Это может быть пособие по беременности, алименты и пр.

Учитывая все приведенные нюансы, обязательно удастся корректно заполнить и подать справку 2-НДФЛ.

Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть!
Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать - напишите вопрос в форме ниже: